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1．簽定項目合同時，在專用條款中對檔案提出明確要求。根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002），在施工合同中明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責任。為統(tǒng)一管理，要求在施工合同中項目檔案承包人，根據(jù)有關規(guī)定，負責施工竣工資料及竣工圖紙（含光盤）的整理。明確對未經(jīng)審查驗收或驗收未通過的工程檔案，不辦理項目移交、竣工驗收手續(xù)，不得進行工作費用結算。明確監(jiān)督單位對竣工文件和竣工圖的完整、準確、系統(tǒng)，應負有監(jiān)督、檢查、審核、簽定以及向建設單位提交監(jiān)督檔案的責任。在合同額中包含3％工程檔案質(zhì)量保證金，在檔案通過檔案機構驗收合格，建設單位接到檔案通知后，返還檔案質(zhì)量保證金。

2．以“統(tǒng).領導，分級管理”的原則，建立檔案管理網(wǎng)絡。為維護檔案的完整、準確和系統(tǒng)性，建設單位、各承包單位明確一位領導管理檔案工作，并建立與工程檔案任務艱巨相適應的管理機構，配備檔案管理人員，制定管理制度，建立檔案管理人員分級管理工作網(wǎng)絡，確定網(wǎng)絡成員名單。建設單位把項目檔案管理工作網(wǎng)絡及網(wǎng)絡成員名單，以正式文件印發(fā)給各承包單位，統(tǒng)一管理建設項目的檔案。

3．建立監(jiān)督檢查工作機制。定期、不定期檢查，有效監(jiān)督。建設單位適時對各施工、監(jiān)理檔案進行檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容是各承包單位形成的相應文件資料編制的規(guī)范性、及時性，數(shù)據(jù)的準確性和真實性，對涂改、仿造檔案，弄虛作假的行為進行嚴肅處理，限期整改并通報至各參建單位。建設單位以項目合同和基建檔案管理制度為依據(jù)，及時督促各承包單位按合同的要求收集檔案資料。定期到建設工程現(xiàn)場檢查、監(jiān)督、指導檔案工作，確保建設工程檔案從形成到移交全過程的質(zhì)量控制。經(jīng)常同承包單位交流，了解掌握檔案工作情況，做N，D中有數(shù)。

4．制定培訓制度和持證上崗制度。針對施工、監(jiān)理單位檔案管理人員流動性大、兼職多、檔案管理知識不足的特點，建設單位每年制定培訓計劃，要求從事檔案工作的人員，必須參加市檔案局舉辦的檔案管理培訓班，考核合格，獲得上崗證后，才能從事檔案管理工作。由于水利工程施工單位存在工作任務重量、施工現(xiàn)場距市區(qū)較遠的困難，建設單位邀請檔案專業(yè)人員現(xiàn)場集中培訓講課。結合水利工程實際詳細講解檔案資料的收集、分類、組卷、裝訂、歸檔、保管各個環(huán)節(jié)實際操作和應注意的事項，并現(xiàn)場解答問題。充分與施工單位檔案人員交流互動，使檔案人員的業(yè)務水平得到進一步提升。